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Kurz gesagt: Automatisieren lohnt sich bei Abläufen, die oft vorkommen, immer gleich ablaufen und bei denen Daten nur von einem System ins nächste übertragen werden. Typische Beispiele sind Formularanfragen im CRM, Rechnungen aus Shop-Bestellungen, der Abgleich von Lagerbeständen, Termin-Erinnerungen und das Vorsortieren von Dokumenten. Umsetzen lässt sich das mit einem Werkzeug wie n8n oder mit eigener Programmierung. Bei uns steht am Anfang meist ein Prozess-Check ab 990 €, eine einzelne Automatisierung kostet ab 2.500 € (jeweils netto).
Woran erkennst du automatisierbare Abläufe?
Ein Ablauf eignet sich, wenn er sich oft wiederholt und festen Regeln folgt. Diese Fragen helfen bei der ersten Einschätzung:
- Wiederholt sich der Vorgang? Was jede Woche mehrfach passiert, lohnt sich eher als eine einmalige Aufgabe.
- Sind die Schritte immer gleich? Regeln wie „wenn X, dann Y“ lassen sich abbilden, Entscheidungen aus dem Bauch heraus nicht.
- Werden Daten abgetippt oder kopiert? Wenn du Informationen von einem Programm ins andere überträgst, hast du meist einen Kandidaten.
- Passieren dabei Fehler? Zahlendreher, vergessene Rückrufe oder doppelte Einträge sprechen für eine Automatisierung.
- Haben die beteiligten Programme eine Schnittstelle? Ohne API oder Export wird es aufwendiger, aber nicht unmöglich.
Welche Abläufe lassen sich automatisieren? Fünf Beispiele
Vor allem solche, bei denen Daten zwischen Programmen wandern. Die fünf Beispiele sind typische Szenarien, nur beim dritten nennen wir ein eigenes Projekt.
1. Anfrage aus dem Formular ins CRM. Jemand füllt dein Kontaktformular aus. Die Automatisierung legt den Kontakt im CRM an, erstellt eine Aufgabe zur Rückmeldung und schickt dir eine Benachrichtigung.
2. Rechnung aus der Shop-Bestellung. Sobald eine Bestellung bezahlt ist, wird die Rechnung erzeugt und an die Buchhaltung übergeben. Niemand muss die Bestellung mehr abtippen.
3. Lagerbestand abgleichen. Dein Lieferant meldet Bestände, dein Shop übernimmt sie in regelmäßigen Abständen. InnoCigs etwa stellt Händlern laut eigenem Whitepaper eine Lagerbestandsabfrage über eine API bereit. Für den Händler CleanVaping haben wir 2020 ein WooCommerce-Plugin gebaut, das Produkte importiert und Abfragen über diese API stellt, siehe Projekt InnoCigs-Plugin.
4. Termin-Erinnerungen. Ein Kunde bucht einen Termin und bekommt vorher automatisch eine Erinnerung, ohne dass jemand anrufen muss.
5. Dokumente mit KI vorsortieren, ein Mensch prüft. Eingehende PDFs wie Rechnungen oder Angebote ordnet eine KI einer Kategorie zu und macht Vorschläge. Ein Mensch bestätigt, bevor etwas gebucht oder abgelegt wird.
Lohnt sich das für dich? So rechnest du es aus
Pauschale Zeitersparnisse nennen wir nicht, sie hängen von deinem Ablauf ab. So rechnest du selbst:
| Größe | Rechenweg | Beispiel (erfundene Zahlen) |
|---|---|---|
| Dauer pro Vorgang | X Minuten | 6 Minuten |
| Häufigkeit | Y-mal im Monat | 150-mal |
| Zeit pro Monat | X × Y Minuten | 900 Minuten = 15 Stunden |
| Zeit pro Jahr | Zeit pro Monat × 12 | 180 Stunden |
| Wert pro Jahr | Stunden × interner Stundensatz | 180 × 40 € = 7.200 € |
Setz dann die Kosten dagegen: einmalig die Einrichtung, laufend den Betrieb und die Zeit für Kontrollen. Nur wenn das Ergebnis klar positiv ausfällt, lohnt sich die Automatisierung.
n8n oder eigene Programmierung?
Das hängt von deinen Programmen und der Logik des Ablaufs ab.
In n8n baust du Abläufe als Workflow aus verbundenen Bausteinen, den Nodes. Laut der n8n-Dokumentation zu Workflows startet ein Workflow, wenn eine Trigger-Bedingung eintritt, und läuft dann der Reihe nach ab. Im ersten Beispiel wäre das der neue Formulareintrag. Du kannst n8n auch auf eigener Infrastruktur selbst hosten, wenn Daten nicht bei einem Fremdanbieter liegen sollen. Ohne Lizenzschlüssel läuft n8n laut Dokumentation als kostenlose Community-Edition.
Eigene Programmierung ist sinnvoll, wenn ein System keine passenden Bausteine hat, die Logik komplex ist oder die Lösung dauerhaft in deine Software gehört. Mehr dazu auf unserer Seite Programmierung.
Was gilt beim Datenschutz?
Sobald eine Automatisierung Namen, Adressen oder Rechnungen verarbeitet, auch über einen KI-Dienst, sind personenbezogene Daten im Spiel. Kläre vorab, wo die Daten verarbeitet werden und wer Zugriff hat. Verarbeitet ein Dienstleister die Daten in deinem Auftrag, braucht es nach Art. 28 DS-GVO einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Die Datenschutzkonferenz erklärt das im Kurzpapier Nr. 13. Das ist keine Rechtsberatung. Bei Unsicherheit fragst du am besten deinen Datenschutzbeauftragten oder einen Anwalt.
Wie läuft ein Projekt bei uns ab?
Meist in drei Schritten:
- Prozess-Check ab 990 €: Du bekommst eine Liste deiner Abläufe mit Aufwand und Nutzen.
- Einzelautomatisierung ab 2.500 €: Wir bauen eine ausgewählte Automatisierung zum Festpreis nach Kalkulation.
- Betrieb ab 99 € im Monat: Wir übernehmen den laufenden Betrieb der Automatisierung.
Alle Preise netto zzgl. USt. Mehr zur Leistung steht auf der Seite Prozessautomatisierung. Wir sitzen in Dresden und arbeiten für Kunden bundesweit.
Häufige Fragen
Für welche Unternehmen lohnt sich Automatisierung?
Für Unternehmen mit Abläufen, die oft und gleich ablaufen. Die Firmengröße ist weniger wichtig als die Häufigkeit des Vorgangs.
Brauche ich dafür KI?
Nein. Viele Automatisierungen folgen festen Regeln und kommen ohne KI aus. KI ist sinnvoll, wenn Inhalte gedeutet werden müssen, etwa bei Dokumenten.
Was kostet eine Automatisierung bei Syntico?
Der Prozess-Check beginnt bei 990 €, eine Einzelautomatisierung bei 2.500 €, der Betrieb bei 99 € im Monat, jeweils netto zzgl. USt. Den genauen Preis nennen wir dir, wenn wir deinen Ablauf kennen.
Kann ich n8n selbst betreiben?
Ja, laut Dokumentation zum Beispiel mit Docker. Updates und Sicherheitseinstellungen deiner Instanz verwaltest du dann selbst.
Wenn du wissen willst, welcher deiner Abläufe sich lohnt, schreib uns über die Kontaktseite.
Stand: November 2026.
